Project Management in action

Project Management in action – suchen Sie noch Anregungen für Ihre Projektarbeit, dann schauen Sie in unsere Beispiele von Toolboxen und Arbeitsbeispielen.

Project Management ICT / software tools

Wenn im Projektmanagement über Tools gesprochen wird, denken die meisten Beteiligten an Softwarelösungen. Dabei wird sehr oft unausgesprochen von den Beteiligten vermutet, dass, wenn man diese Software kauft, das “Projektmanagement-Problem” gelöst hat. Da die meisten “PM-Softwareprodukte” jedoch fast immer als Kernbestandteil die Terminplanung und teilweise angebunden eine Einsatzmittelplanung und Dokumentenverwaltung anbieten, kann maximal von einer “Unterstützung in Teilbereichen des Projektmanagements” gesprochen werden.

Eine Übersicht der aktuell leistungsfähigsten Softwaretools finden Sie bei BARC:

Project Management ICT / software tools


Project Management Software Systems, Requirements, Selection Process and Products
Mey Mark Meyer , Frederik Ahlemann, ISBN 978-3-942201-20-9
Überblick über die in der Studie verglichenen PM unterstützende Softwaretools

 Project management ICT software tools – Project Management in action

If we talk in project management about an tool, most of the people think about software solutions. In most cases unexpressed the people believe, that if they by such an software, all “project management problems” are solved. But most of the “PM-software products” have time scheduling as the core part and link often an low level product of resource and document management to them. This kind of pm-software tools can only be seen as an “supporting function in parts of the project management activities”


Project Management Tools – Project Management in action

Time scheduling with the haptical project planning tool

Time scheduling with the haptical project planning tool

 Das haptische Projektmanagement Planungstool
Mit dem haptischen Projektplanungstool ist das Projektteam in der Lage, Zeitabläufe als Phasen- aber auch als Terminplan detailliert zu planen. Die Planungselemente: Meilenstein, spürbares Ereignis und Chancen oder Risiken lassen sich mit geringem handwerklichen Aufwand selbst aus Holz fertigen. Danach eignet sich kariertes Flipchartpapier, um tages-, kalenderwochen- oder monatsgenau zu planen. Der Vorteil ist die Möglichkeit der Einbeziehung von großen Personengruppen von Projektteammitgliedern oder Stakeholdern in die Planung und Abstimmung.

  The haptical project planning tool
With the haptical project planning tool the project team have the opportunity to plan detailed phase plans and time schedules. The planning elements: Milestone, observable result and chances ore risks you can manufacture with an few manual effort based on wood by yourself. Afterwards checked flip chart paper can be used to plan on an daily, weekly ore monthly basis. One of the big advantages are the opportunity to plan, negotiate and agree your schedules with big groups of project team members ore stakeholders.


Project Team design with the haptical project planning tool

Project Team design with the haptical project planning tool

  Projektteamdesign mit dem „haptischen Projektplanungstool – Project Management in action

“Menschen machen Projekte!” In der Projektstartphase ist es besonders wichtig, die für die Herbeiführung des Projektgegenstandes erforderlichen Menschen zu ermitteln und dann diese auch für das Projekt zu gewinnen. Hierfür ist in den meist matrixorganisierten Projektteams nicht nur die erforderliche Anzahl der Ressourcen, sondern auch das aus den Personen entfaltbare Know How (Wissen aus eigener Erfahrung zielorientiert erfolgreich angewendet) und bei großen sozialen Systemen (Unternehmen) die vorhandene Vernetzung auf der “Hinterbühne” des Systems, von entscheidender Bedeutung.

Gelingt es dem Projektkernteam eine plausible visualisierte Story zu dem in der Projektplanung ermittelten Ressourcenbedarf zu erstellen, hat es einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil um die begrenzten Ressourcen in der Stammorganisation des Unternehmens.

Hierfür kann das “haptischen Projektplanungstool” wesentliche Hilfestellung geben und die Ressourcenplanung wertvoll unterstützen.
 
 

Project team design created with the “haptical project planning tool”

“People make Projects!” During the project start phase is very important to find out and get the people, which you need to realize the project object. Most of the projects are currently organized as an matrix organization. That’s why you need not only the number of people, you need as well the know how (knowledge from own experience, objective oriented successful used), people can bring out of itself, and in big social systems (companies) the existing “back stage network” of the people.

If the project core team can create an plausible visualized story to the calculated resources during project planning, than they have an important competition advantage to get the necessary resources from main organization.

Therefore the “haptical project planning tool” can give very helpful support and can give an valuable support to your resource planning activities.


Lego Serious Play as 3d story telling tool
for project strategy and project team development support

Lego Serious Play

  Projektteamentwicklung und Strategieentwicklung mit Lego Serious Play

Unter Anwendung haptischer Erlebnisanteile mit kognitiver Brain-Verknüpfung führen Denkprozesse in Verbindung mit körperlicher Bewegung und Empfindung – und insbesondere mit den Händen – zu einem tieferen und langanhaltenderem Verständnis der Umgebung und ihrer Möglichkeiten. Die behandelten Themen und Problemlösungssituationen sollen nicht nur visualisiert, sondern durch das Bauen von metaphorischen Modellen im wahrsten Sinne des Wortes „begreifbar“ und erlebbar werden. Somit wird Einsicht, Inspiration und Vorstellungskraft im Projektteam gefördert und harmonisiert. Mehr Informationen zum Lego Serious Play

  Project team development and strategy development supported by Lego Serious Play

Under the use of haptic experience connected with cognitive brain-linking thought processes become deeper. The issues and problem solution options should not only visualizes, but they become through the building of metaphoric models a deeper understanding and trust to the possible solution. Therewith insight, imagination and inspiration within the project team will be stimulated and harmonized. get more information to Lego Serious Play


PM POCKET Teaching- and Game cards “Project Management Basics”

PM POCKET Lern- und Spielarten “Projektmanagement Grundlagen”

PM POCKET

Die PM Pocket Karten – die multifunktionalen Lernkarten geben Überblick und Einblick zugleich in Themen der PM-fachlichen Kompetenzen, wie sie im IPMA-Standard und der Deutschen NCB verankert sind.

Sie fassen die wesentlichen PM-Werkzeuge für Sie zusammen. Als „PM to go“ sind ein guter Anlass Kollegen und Freunde zu einem herbstlichen oder winterlichen Karten-Spielabend einzuladen. Sie sind ein besonderes Geschenk, mit dem Sie Kollegen und Freunde zum Nikolaustag und/oder zu Weihnachten überraschen können.
PM POCKET für die eigene Projektarbeit bestellen

PM POCKET Teaching- and Game cards “Project Management Basics”

The PM Pocket cards – the multifunctional Teaching- and Game cards give an overview and provide an insight into to topics of PM-professional competences, as used in IPMA project management standard summarize essential PM-Tools for your projects as „PM to go“, is an opportunity to invite friends and colleagues to an autumn or winter PM game card evening. is an special and unique present to friends and colleagues as an surprise to St Nicholas’ Day ore Christmas.
Order PM POCKET teaching- and game cards for your own project work

PM POCKET

The haptical stakeholder management tool

The haptical stakeholder management tool

Das haptische Stakeholder Management Tool – Project Management in action
Mit dem haptischen Stakeholder Management Tool ist das Projektteam in der Lage, Betroffene und Beteiligte am Projekt in deren zu erwartenden Einstellung, Nutzenerwartung und Wirkung auf das Projekt zu bewerten und daraus Maßnahmen zum Stakeholdermanagement und zur Stakeholderkommunikation abzuleiten. Die Planungselemente: Stakeholder und Würfel zur Einschätzung der Einstellung und Wirkung auf das Projekt lassen sich mit geringem handwerklichen Aufwand mit verfügbaren Figurelementen aus dem Spielwarenhandel fertigen. Danach eignet sich eine vorgefertigte Stakeholderkraftfeldübersichtsunterlage oder auch ein vorbereitetes Flipchart als Arbeitsgrundlage. Der Vorteil ist die Möglichkeit der Einbeziehung von großen Personengruppen in die Stakeholdereinschätzung, Maßnahmenplanung und -abstimmung. Auf der Arbeitsunterlage kann die zu erwartende Wirkungsänderung der Stakeholder simuliert und für das nächste Stakeholderreview dokumentiert werden.

The haptical stakeholder management tool
With the haptical Stakeholder management tool the project team have the opportunity to evaluate the expected attitude, expectation of benefit and impact to the project of several stakeholders in an overview. On this basis measures to manage the project stakeholders and communicate to them can be evaluated and agreed. The planning elements: stakeholder figure, stakeholder force field cube you can create with an few manual effort based on normal game figures, you can by in toy-shops, by yourself. Afterwards an plotted stakeholder force field overview layer ore an prepared flip chart can be used as working material on your “stakeholder table”. One of the advantages are the opportunity to evaluate and plan and agree measures with huge people groups. On this basis can be the expected change in stakeholder behavior simulated and documented for the next stakeholder review.


The project team building toolbox

The project team building toolbox

Toolbox der möglichen Impulsgeber im Projekt-Teambuildungs-Prozess
Zur Unterstützung des Teambildungsprozess gibt es eine Vielzahl von möglichen Einzel- und Gruppeninterventionen, um diesen erfolgskritischen Prozess (Menschen machen Projekte!) zu initialisieren und zu fördern. Mit der Toolbox-Übersicht von ca. 100 Interventionsoptionen kann das Projektteam schnell und effizient die für ihre Projektsituation geeigneten auswählen und diese zur Teambilung wirkungsvoll einsetzen.

The project team building toolbox – Project Management in action
To support the team building process an huge amount of possible interventions for people and groups are existing. These interventions can initialize and assist this success relevant process (people make projects!). With the toolbox overview from around 100 intervention options the project team can fast and efficient select the intervention are for current project situation most suitable.


The project marketing and stakeholder management toolbox

The project marketing and stakeholder management toolbox
The project marketing and stakeholder management toolbox

Toolbox der möglichen Projektmarketing und Stakeholder Management Interventionen
Für die Umsetzung eines wirkungsvollen Projektmarketings- und von Kommunikationsinterventionen zu den Projektstakeholdern ist ein Überblick über die möglichen Projektmarketing und Stakeholder Management Interventionen für die Projektarbeit sehr hilfreich. Mit der Toolbox-Übersicht von ca. 100 Interventionsoptionen kann das Projektteam schnell und effizient die für ihre Projektsutuation geeigneten auswählen und diese zum Projektmarketing und zum Stakeholder Management wirkungsvoll einsetzen.

The project marketing and stakeholder management toolbox
To realize powerful project marketing- and communication interventions to the project stakeholders the overview of more than 100 intervention options is very helpful. The project team can fast and efficient select the project marketing and stakeholder management intervention is for current project situation most suitable.


The rapid prototyping tool for project object solution simulation

The rapid prototyping tool for project object solution simulation

Rapid Prototyping – mit spieltheoretischer Leichtigkeit zur “besten Lösung” am Projektgegenstand
In vielen Situationen der Projektplanung erleidet das Projektteam durch die Vielzahl der möglichen Lösungsvarianten für den Projektgegenstand einen “kombinatorischen Schock”. Dieser lässt sich auch nicht mit vertretbarem Zeit- und Kommunikationsaufwand durch Planung nur in den Köpfen des Projektteams (planen = geistige Vorwegnahme des zukünftigen Projektgegenstandes) auflösen. Hier ist der spieltheoretische Ansatz der “problemlösenden spielenden Expertengruppe” oftmals sehr hilfreich. Dies reicht von maßstabsgerechter Verkleinerung bis hin zu real size Simulation von Lösungsvarianten des Projektgegenstandes. Hier ein Beispiel der Simulation einer industriellen Arbeitsstation mit Bewegungsflächen, Kolissions- und Passkontrolle sowie der Logistikanbindung und Behälterplanung.

Rapid prototyping – with the easiness of game theory to the “best solution” of the project object
In many situations in the phase of project planning project team will get a combinatoric shock. This is caused by the huge amount of variants to realize the project object. This can not solved only by planning within the brains of the project team heads (planning is mental presumption of the future project object). Here the game theoretical method of an “problem solving playing expert group” sometimes is very helpful. This can start at true to scale till to real size simulations of the future project object. Here an example of an industrial workstation with movement areas, collision- and fitting control as well the connection to internal material flow and container planning.


The sociographic positioning tool to visualize
social interactions or dependencies

The sociographic positioning tool to visualize social interactions or dependencies

Tool für soziografische Aufstellung zur Visualisierung der Wirkungszusammenhänge im Projektteam und den Stakeholdern
In den meisten Projekten ist das Projektteam mit einer Vielzahl von sozialen Wirkungszusammenhängen konfrontiert. Diese sind für einzelne Projektteammitglieder nur schwer innherhalb ihres “Kopfkinos” aufzulösen. Hierfür ist das Tool der soziografische Aufstellung für den Einzelnen und das gesamte Projektteam sehr hilfreich, um die soziologischen Wirkungszusammenhänge besser erkennen und daraus resultirerend das Stakeholdermanagement für das Projekt ableiten zu können.

Tool for socio-graphic positioning to visualize social interactions or dependencies
In most projects the project team is confronted with a huge amount of social interactions or dependencies. Those are difficult to manage for project team members ore the whole project team only within there “brain movie theater”. Therefore is the tool for socio-graphic positioning to visualize social interactions or dependencies very helpful. The project team can recognize the social interactions and dependencies much more clear and can transfer this knowledge and experience to the design of stakeholder management for their further project work.


Toolbox for prioritization methods during
project planning and problem solving

Toolbox for prioritization methods during 
project planning and problem solving

Toolbox der Methoden zur Priorisierung in der Projektplanung und Problemlösung
Über den Projektverlauf ist das Projektteam immer wieder gefordert, aus einer Vielzahl von Lösungs- und Vorgehensoptionen den “vermutlich optimalen Weg” zur Herbeiführung des Projektgegenstandes oder zur Lösung eines Problems zu finden. Dafür kann das Projektteam “mehrhirnkluge” problemlösende spielende Expertengruppen wirkungsvoll einsetzen. Eine wesentliche Herausforderung ist die Priorisierung oder Reduktion des “gesamten Lösungsraumes” auf die wenigen Lösungsansätze, welche die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit prognostizieren.

Hierfür ist die Auswahl der geeignetsten (methodisch), von den Beteiligten akzeptiertesten (Akzeptanz des Priorisierungsergebnisses für die weitere Zusammenarbeit) und vom Aufwand (zeitlich + Ressourcen) effizientesten Methode von entscheidender Bedeutung.

Dazu kann ein Projektteam die Übersicht der “Methoden der Priorisierung in der Projektplanung und Problemlösung” einsetzen und schnell und fundiert über die weiter einzusetzende Methode zu entscheiden.

The toolbox for prioritization methods during project planning and problem solving
During the project the project team is required to find out the “possible best way” to realize the project object or to solve an project. Therefore can be an 2multi brain intelligent” problem solving expert group very helpful. The main challenge is the prioritization and reduction of the 2whole solution area” to the few solution opportunities, which will have the highest success probability.

Therefore is the selection of the most suitable (from methodic view), most accepted by the evolved people (to accept the results of prioritizing for further approach) and the effort (time consumption and resources demand) and efficient method very important.

For this step the project team can use the overview about the 2Prioritization methods during project planning and problem solving2 to decide clear and fast about the method for further prioritization.


Toolbox for creativity techniques for project planning and problem solving

Toolbox for creativity techniques for project planning and problem solving

Toolbox der Kreativitätstechniken in der Projektplanung und Problemlösung
Im Projektverlauf ist das Projektteam immer wieder mit äußeren, nicht ignorierbaren Reizen (Probleme) konfrontiert. Hier handelt es sich um Probleme, die eine “subjektive kritische Schwelle” des “schmerzvolles Empfindens” im Projektteam überschritten haben, so dass es eine Motivation gibt, “Energie” in eine Problemlösung zu investieren.

Bei Problemen, auf die es noch keine “bekannten Lösungsansätze” gibt, können Kreativitätstechniken wertvolle Unterstützung bei der Problemlösung geben.

Hierfür ist die Auswahl der geeignetsten (methodisch), von den Beteiligten akzeptiertesten (Akzeptanz des Ergebnisses für die weitere Zusammenarbeit) und vom Aufwand (zeitlich + Ressourcen) effizientesten Kreativitätsmethode von entscheidender Bedeutung.

Dazu kann ein Projektteam die Übersicht der „Methoden der Priorisierung in der Projektplanung und Problemlösung“ einsetzen. Damit kann schnell und fundiert über die weiter einzusetzende Methode entschieden werden.

The toolbox of creativity techniques for project planning and problem solving
During the project approach the project team is confronted with outside, non ignorable stimulus (problems). These problems have overtaken an “subjective critical border line” of “painful feeling” within the project team, which creates the motivation to invest “energy” to find an problem solution.

Therefore is the selection of the most suitable (from methodic view), most accepted by the evolved people (to accept the results for further approach) and the effort (time consumption and resources demand) and efficient creativity technique very important.

For this step the project team can use the overview about the “Creativity techniques for project planning and problem solving” to decide clear and fast about the best creativity Technique for the focused problem.


Graphic Recording – Project Management in action

Graphic Record
Graphic Record

Graphic Recording (visuelle Projektworkshop Dokumentation) – Project Management in action

ein “live Mitschnitt” der diskutierten Inhalte und gefunden Lösungen
in Workshops zur Strategieentwicklung, der Teambildung, Vereinbarung von Zusammenarbeit und Werten als auch Problemlösung.

“Graphic Recording” kann man verstehen als erfassen und parallelles dokumentieren (engl. Recording = aufnehmen). Hierbei entsteht ein “visuelles Verlaufsprotokoll” während des Workshops. Der Visualisierer erfasst das Geschehen, hört zu und bringt den Weg der Gruppenerkenntnis und Problemlösung als auch die finalen Ergebnisse als „live Mitschnitt“ visualisiert zu Papier.

Die wesentlichen Kernaussagen werden dabei sofort herausgearbeitet, festgehalten und ggf. in der Gruppe für die weitere Projektarbeit vereinbart. Reflexion und Supervision der Projektgruppe wird über diese Art der grafischen Dokumentation wirkungsvoll möglich.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, auch Personen, die nicht am Workshop beteiligt waren, den Lösungsweg und die Lösung/Vereinbarung schnell mit einem “visuellen Ankerbild” zu transportieren. Weiterhin steht das “visuellen Ankerbild” bei mehrstufigen Gruppeninterventionen in der nächsten Intervention wieder als “letzter Stand der Erkenntnis/Vereinbarung” zur Verfügung.

Die Methode lässt sich sehr einfach mit anderen beteiligungs- und dialogorientierten Gruppeninterventionen wie z.B. der Open Space, der Zukunftskonferenz, dem World Café oder auch in Projekt Kick Offs und Projektreviews verbinden.

Hilfreiche Links zu Visualisierungstools:
Lernlandkarte Graphische Visualisierung

Lernlandkarte

UZMO – Denken mit dem Stift: Visuell präsentieren, dokumentieren und erkunden

UZMO

Bücher mit Beispielen zur grafischen Visualisierung:
bikablo®
bikablo® 2.0
bikablo®emotions
bikablo®icons box
Malmann:Grafische Visualisierung von Menschen

Graphic Recording (visual project workshop documentation) – Project Management in action

an “live record” of the discussed content and found Problem solutions
in Workshops to create strategies, team building, or negotiations on agreements on values as well as problem solving.

“Graphic Recording” can be understood as recording and parallel documentation. here will be created an “visual history log“ during the workshop. The person who visualize follows the discussion, listen and visualize the way to solution to paper.

Core points will be worked out immediately, thy were documented and agreed instant within the group. Reflex ion and supervision of project group will be possible by this kind of graphic documentation.

Exceptional valuable is the opportunity to explain people who where not a part of the workshop, the way to solution and the final results/agreements wit an “visual anchor picture”.
On top this “visual anchor picture” can be used in multi step interventions again to start next time on the “last stage of knowledge/agreement”.

The method is easy to use/combine wit other participation- and dialogue oriented group interventions as in example Open Space, Future Conference, World Café or in project kick offs or project review meetings/workshops.

Helpful links to visualisstion tools:
Learning map graphic visualisation

Lernlandkarte

UZMO – Denken mit dem Stift: Visuell präsentieren, dokumentieren und erkunden

Uzmo

Graphic visualisation books:
bikablo®
bikablo® 2.0
bikablo®emotions
bikablo®icons box
Malmann:Graphic visualisation of people

Graphic Record
Graphic Record

Link zu den Kommunikationslotsen und deren Trainings zum Erlernen des Grafic Recordings.

Graphic Record
Graphic Record

Kontakt zu den Graphic Recordern dieser Records


Toolbox for interventions to start workshops or other project events

Toolbox for interventions to start workshops or other project events

Toolbox der Interventionen zum Start von Workshops und anderen Veranstaltungen
Zu Beginn von Workshops, Projektmeetings und anderen Veranstaltungen in der Projektarbeit
besteht sehr oft die Notwendigkeit, zum Vertrauensaufbau die Teilnehmer einander kurz vorzustellen und sich kennenzulernen oder auch mit einer „Separator-Intervention“ die Teilnehmer aus ihren gewohnten Denkprozessen „herauszureißen“ und in eine ergebnisoffene kreative Problemlösungsphase zu bringen. Hierfür kann die Übersicht möglicher Interventionen helfen, den vermutlich besten Einstieg in die Veranstaltung zu finden.
 
Toolbox for interventions to start workshops or other project events
At the beginning of workshops, project meetings or other events within the project work, we have very often the situation, that we need a short introduction of all participants to create trust between the people. Sometimes in addition we need “separator-interventions” to bring people out of usual ways to think and create an open-minded creative atmosphere to solve problems within the project work. Therefore the overview of possible intervention can give an assistance to find the best entry to your project events.


The Project Roadmap Summary

Project Roadmap Summary

Die Project Roadmap Summary – Project Management in action
Um die Vielzahl der Projektmanagement Wissens- und Erfahrungsübersichten besser nutzen zu können, haben wir in 2011 erstmals eine gebundene Übersicht in A3 der derzeit vorliegenden Project Roadmaps für die Projektarbeit erstellt.

The Project Roadmap Summary – Project Management in action
To have the opportunity to use all at present existing project management knowledge and experience overviews, we have created 2011 first time an A3-binder with all current available projekt roadmaps for project work.


PM Standards and Guidelines

Wenn wir in der Übersicht der Tools für Project Management in action noch etwas vergessen haben, informieren Sie uns sehr gern. Wir ergänzen dann die noch fehlenden Inhalte.

Happy Projects

Ihr Project Roadmap Team